Vedtægter
Vedtægter for Frederiksbjerg og Langenæs Fællesråd
1. Navn og hjemsted
Fællesrådets navn er Frederiksbjerg og Langenæs Fællesråd.
Foreningen har hjemsted i Aarhus Kommune.
2. Fællesrådets formål
Fællesrådet er for Frederiksbjerg og Langenæs bydele i henhold til Aarhus Kommunes retningslinjer for fællesråd, herunder overordnet at varetage lokalsamfundets interesser over for Aarhus Kommune og andre instanser.
Fællesrådets virksomhed er almennyttig og åben for enhver beboer, forening, institution, virksomhed m.v. der har adresse på Frederiksbjerg eller Langenæs, og som tilslutter sig Fællesrådets formål. Frederiksbjerg og Langenæs Fællesråds område afgrænses af Marselis Boulevard, Strandvejen, Spanien, Værkmestergade og Banegraven til Marselis Boulevard, i henhold til Aarhus Kommunes opgørelse (se kort øverst).
Fællesrådet er en paraplyorganisation for de lokale grundejer-, beboer- og borgerforeninger, idræts- og fritidsforeninger, kirker og menighedsråd, erhvervsforeninger, institutioner, skoler og børneinstitutioner, borgere m.fl.
Fællesrådet er en af hovedaktørerne i byrådets ønsker om borger-inddragelse og medborgerskab og er desuden et forum for drøftelse af lokale spørgsmål, og fællesrådet kan være katalysatorer for lokale aktiviteter, events m.v.
Fællesrådet respekterer ethvert medlems ønske om egen forhandlingsret.
Fællesrådet informerer medlemmerne og beboerne i lokalområdet om initiativer og aktiviteter.
Fællesrådet afholder minimum 4 offentlige møder om året for medlemmer (eventuelt som åbne bestyrelsesmøder jfr. pkt. 9), hvor aktuelle og principielle emner m.v. tages op til debat.
Beslutninger træffes af et flertal i bestyrelsen.
3. Fællesrådets drift
Fællesrådets drift kan søges finansieret ved ansøgning om kommunalt tilskud og eventuelt fra kontingenter fra medlemmer.
4. Medlemmer
Alle beboere, foreninger, institutioner, virksomheder m.v. med fast adresse i området kan optages som medlem i Fællesrådet. Indmeldelse sker ved henvendelse til bestyrelsen.
Ethvert medlem skal ved indmeldelse angive medlemmets officielle adresse eller den kontaktperson som repræsenterer den juridiske person for medlemmet (foreninger, institutioner m.fl.) til hvem officielle henvendelser fra Fællesrådet skal rettes. Det er medlemmets eget ansvar at meddele bestyrelsen hvem repræsentanten/kontaktpersonen er.
Udmeldelse skal ske skriftligt til formanden for bestyrelsen.
Ethvert medlem opretholder egen forhandlingsret over for Aarhus Kommune og andre instanser.
Bestyrelsen kan i ekstraordinære tilfælde ekskludere et medlem, som på en særlig grov måde har tilsidesat sine medlemsforpligtelser. Bestyrelsen skal dog forinden have givet det pågældende medlem adgang til at udtale sig. Ved beslutning om eksklusion skal der foreligge en skriftlig begrundelse herfor. Medlems-eksklusioner kan altid forlanges forelagt på en generalforsamling som et særligt punkt, hvorunder det pågældende medlem skal have adgang til at udtale sig. Bestyrelsen skal i så fald indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, medmindre den ordinære generalforsamling er umiddelbart forestående.
Har et medlem på grov måde tilsidesat sine medlemsforpligtelser, uden at dette giver anledning til eksklusion, kan bestyrelsen evt. idømme det pågældende medlem karantæne i et vilkårligt antal måneder.
5. Kontingent
Kontingent for medlemmerne fastsættes af generalforsamlingen.
6. Fællesrådets ledelse
Fællesrådets øverste myndighed er generalforsamlingen.
I mellem generalforsamlingerne ledes foreningen af Fællesrådets bestyrelse.
7. Generalforsamlingen
Den ordinære generalforsamling afholdes én gang om året inden udgangen af maj måned.
Generalforsamlingen skal mindst have følgende dagsorden:
1) Valg af ordstyrer og referent.
2) Bestyrelsens beretning om året, der er gået.
3) Fremlæggelse af Fællesrådets regnskab for det foregående år og forslag til budget for det
kommende år.
4) Fastsættelse af kontingent for medlemmerne.
5) Behandling af indkomne forslag fra medlemmerne eller bestyrelsen.
6) Nedsættelse af eventuelle udvalg.
7) Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter til Fællesrådets bestyrelse. Bestyrelsen
konstituerer sig selv efterfølgende med minimum formand og kasserer.
8) Valg af revisor og revisorsuppleant.
9) Eventuelt.
Generalforsamlingen ledes af en ordstyrer, der vælges af forsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen.
Adgang til generalforsamlingen har kun de i punkt 4 nævnte medlemmer og som i øvrigt opfylder betingelser besluttet af generalforsamlingen, samt dem bestyrelsen måtte have inviteret.
Stemmeret har kun de i punkt 4 nævnte medlemmer. Hvert medlem har èn stemme.
Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflertal, med mindre andet er bestemt i vedtægterne. Skriftlig afstemning skal foretages, hvis blot et enkelt medlem forlanger det.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Der indkaldes til generalforsamling én gang årligt for alle medlemmer med mindst fire ugers varsel. I indkaldelsen skal det fremgå, at indsendelse af forslag (herunder forslag til ændringer i vedtægterne) kan ske indtil to uger før generalforsamlingen. Senest en uge før generalforsamlingen skal indsendte forslag være udsendt til medlemmerne.
Fællesrådets regnskab skal vedlægges indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen, og vælges efter højeste stemmetal. De opstillede kandidater, der ikke bliver valgt, er suppleanter.
Afstemningsproceduren besluttes af bestyrelsen.
Ved stemmelighed foretages omvalg mellem de stemmelige kandidater.
Revisor og revisorsuppleant vælges for ét år.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis bestyrelsen beslutter det, eller hvis mindst 2/3 af medlemmerne begærer det skriftligt med angivelse af de punkter, som ønskes behandlet. Indkaldelse sker skriftligt med mindst 14 dages varsel. Den foreslåede dagsorden vedlægges.
8. Bestyrelsens sammensætning
Bestyrelsen består af mindst 3 personer og maksimalt 9.
De enkelte bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for to år af gangen.
Personvalg skal foretages ved skriftlig afstemning, hvis der er flere kandidater, end der er pladser, der er på valg.
Genvalg kan finde sted.
Ved den første generalforsamling vælges halvdelen af medlemmer samt halvdelen af suppleanter for en periode af 2 år og den anden halvdel af medlemmer og suppleanter for en periode af 1 år. Herefter er halvdelen på valg hvert år.
Derudover vælges også en revisor og en revisorsuppleant for 1 år af gangen (disse to personer må ikke være medlem af bestyrelsen).
Bestyrelsen konstituerer sig selv på første møde efter generalforsamlingen med mindst en formand og en kasserer.
9. Bestyrelsens opgaver og virke
Fællesrådets ledelse varetages af bestyrelsen.
Bestyrelsen definerer selv sine opgaver.
Bestyrelsen kan bl.a. nedsætte udvalg med deltagelse af medlemmer.
Bestyrelsen er ansvarlig overfor Aarhus Byråd for anvendelse af det herfra modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for Fællesrådets aktiviteter.
Bestyrelsen udarbejder årligt en beretning, hvori Fællesrådets aktiviteter i det forløbne år beskrives.
Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst én gang årligt.
Bestyrelsesmøder er åbne for alle medlemmer og afholdes mindst 4 gange årligt, når formanden finder det nødvendigt, eller når mindst ⅓ af bestyrelsesmedlemmerne kræver det. Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker skriftligt med 14 dages varsel og med angivelse af dagsorden. Der udarbejdes beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde, som skal offentliggøres. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst tre af bestyrelsens medlemmer er til stede. Medlemmer har ikke stemmeret på åbne bestyrelsesmøder, men taleret i henhold til ordstyreren, som vælges af bestyrelsen.
10. Budget, regnskab og revision
Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til godkendelse på generalforsamlingen.
Fællesrådets regnskabsår følger kommunens regnskabsår (kalenderåret).
Regnskabet skal revideres og godkendes af Fællesrådets revisor og underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.
Årsregnskabet skal opgøres i overensstemmelse med de i lovgivningen til enhver tid gældende krav.
11. Tegningsret
Foreningen tegnes af formanden og kassereren tilsammen eller ved en af disses fravær af formanden eller kassereren sammen med ét bestyrelsesmedlem. I den daglige drift af foreningen kan den tegnes af formanden alene i forhold vedrørende Teknik og Miljø, Aarhus
Kommune.
12. Hæftelse
Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætligt eller uagtsom.
Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for Fællesrådets tilskud.
13. Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer skal godkendes af generalforsamlingen med 2/3 af de afgivne stemmer.
Vedtægtsændringer skal indsendes til Ledelsessekretariatet, Teknik og Miljø i Aarhus Kommune for at sikre, at de til stadighed opfylder Aarhus Kommunes krav.
14. Ophør
Beslutning om Fællesrådets ophør eller manglende betalingsdygtighed skal ske på samme måde som vedtægtsændringer. Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål inden for fællesrådets område.
15. Historik
Vedtaget på stiftende generalforsamling den 5. juni 2018
Pva. af forsamlingen
Jeppe Spure Nielsen
Hans Jeppesen
Henrik Olsen